SpesenLotse · digitale Reisekostenabrechnung
Die Reisekosten-Software führt durch Reisedaten, Pauschalen und Belege und erstellt daraus eine nachvollziehbare PDF-Abrechnung. Als persönlicher Portalzugang oder zentral im Microsoft-365-Tenant.
Bereits im produktiven Einsatz
Der SpesenLotse hat bei einem Kunden die bisherige Zettelwirtschaft bereits abgelöst. Mitarbeitende erfassen Reisen digital; die Buchhaltung findet vollständige Abrechnungen und Belege zentral wieder.
SpesenLotse lizenzieren
Die Einzellizenz bietet einen persönlichen, geschützten Portalzugang. Die Company-Lizenz verbindet Microsoft Teams, Rollen für Mitarbeitende und Buchhaltung sowie SharePoint im eigenen Tenant.
Persönlicher Portalzugang mit geführter Erfassung und PDF-Ausgabe – ohne Company-Tenant.
Persönlich passend starten
15,00 € brutto pro Jahr Senden Sie kurz Ihre Anfrage. Ich prüfe mit Ihnen den passenden Zugang und melde mich mit dem nächsten Schritt.
Einzellizenz anfragenTeams-SSO, Rollen, Buchhaltungscockpit und SharePoint-Ablage im eigenen Microsoft-365-Tenant.
Persönlich passend starten
1.050,00 € netto pro Jahr zzgl. MwSt. Senden Sie kurz Ihre Anfrage. Ich prüfe mit Ihnen den passenden Zugang und melde mich mit dem nächsten Schritt.
Company-Lizenz anfragenIhr Unternehmenszugang wird passend zu Tenant, Rollen und Ablageziel eingerichtet. So erhalten nur freigeschaltete Personen Zugriff auf die für sie vorgesehenen Funktionen und Abrechnungen.
Fachliche Grundlage der Software
Diese Werte gelten für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten innerhalb Deutschlands. Für Reisen ins Ausland veröffentlicht das Bundesfinanzministerium eigene länderspezifische Pauschbeträge.
28,00 €
Verpflegungspauschale bei einer Abwesenheit von 24 Stunden innerhalb Deutschlands.
14,00 €
Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung – unabhängig von der Abwesenheitsdauer an diesen Tagen.
14,00 €
Für eine eintägige berufliche Auswärtstätigkeit ohne Übernachtung.
0,30 €/km
Pauschaler Kilometersatz je gefahrenem Kilometer bei beruflicher Nutzung des eigenen Pkw.
Bei einer inländischen Reise wird die 28-Euro-Pauschale für ein gestelltes Frühstück um 5,60 Euro und für Mittag- oder Abendessen jeweils um 11,20 Euro gekürzt.
Berechnungsbeispiele des BMFVerpflegungs- und Übernachtungspauschalen unterscheiden sich je nach Land und teilweise nach Stadt. Maßgeblich ist die offizielle Übersicht für 2026.
Auslandspauschalen 2026 öffnenStand: Juli 2026. Die Angaben dienen der Orientierung und ersetzen keine steuerliche Beratung. Prüfen Sie im Einzelfall die für Ihr Unternehmen geltenden Vorgaben. Quelle: amtliche Lohnsteuer-Hinweise 2026 des Bundesfinanzministeriums.
Reisekostenabrechnung erstellen
Eine belastbare Reisekostenabrechnung verbindet den beruflichen Anlass mit den Reisezeiten, Kosten und zugehörigen Nachweisen. So kann die Buchhaltung die Abrechnung ohne unnötige Rückfragen prüfen.
Name, Unternehmen und Abrechnungszeitraum
Reiseziel, Reisezweck sowie Beginn und Ende der Reise
Fahrtkosten oder gefahrene Kilometer mit dem privaten Fahrzeug
Übernachtungs-, Neben- und sonstige nachgewiesene Reisekosten
Verpflegungspauschalen sowie Kürzungen für gestellte Mahlzeiten
Belege und eine nachvollziehbare Gesamtsumme für die Freigabe
Digitaler Ablauf
Der SpesenLotse bildet den gesamten Ablauf in drei verständlichen Schritten ab. Mitarbeitende müssen keine eigene Tabelle pflegen; zuständige Personen behalten trotzdem den Überblick.
Zeiten, Ziel, Zweck, Kilometer, Pauschalen und Ausgaben geführt eingeben.
Nachweise direkt zur Reise ablegen, damit nichts zwischen E-Mail und Papierstapel verloren geht.
PDF erzeugen und in der Company-Version zentral für Buchhaltung oder Administration ablegen.
Häufige Fragen
Die Einzellizenz kostet 15 Euro brutto pro Jahr. Die Company-Lizenz mit Microsoft Teams, Rollen, Buchhaltungscockpit und SharePoint-Ablage kostet 1.050 Euro netto pro Jahr zuzüglich Mehrwertsteuer.
Ja. Die Company-Lizenz ist für Microsoft Teams mit Single Sign-on, Rollen für Mitarbeitende und Buchhaltung sowie einer SharePoint-Ablage im eigenen Tenant ausgelegt.
Ja. Der SpesenLotse erstellt aus den erfassten Reisedaten eine geordnete PDF-Abrechnung. In der Company-Version werden Abrechnungen und Belege zusätzlich zentral für die zuständigen Rollen bereitgestellt.
Ja. Für einzelne Nutzerinnen und Nutzer gibt es einen persönlichen Portalzugang ohne eigenen Company-Tenant. Unternehmen erhalten eine zentral verwaltete Company-Lizenz.
Für eine volle Abwesenheit von 24 Stunden gelten 28 Euro. Für An- und Abreisetage einer mehrtägigen Reise sowie für eintägige Auswärtstätigkeiten von mehr als acht Stunden gelten 14 Euro. Bei höchstens acht Stunden entsteht keine Verpflegungspauschale.
Eine Tabellen- oder PDF-Vorlage kann für einzelne Abrechnungen ausreichen. Sobald Belege, Pauschalen, Freigaben oder mehrere Mitarbeitende zusammenkommen, reduziert ein geführter digitaler Ablauf Übertragungsfehler und Rückfragen. Der SpesenLotse ersetzt die lose Vorlage durch eine strukturierte Erfassung und PDF-Ausgabe.
Eine nachvollziehbare Abrechnung enthält mindestens reisende Person, Zeitraum, Ziel, beruflichen Anlass, Reisezeiten, Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten, Verpflegungspauschalen, mögliche Mahlzeitenkürzungen sowie die zugehörigen Belege.
Der nächste Schritt
Schildern Sie kurz, ob Sie den SpesenLotse persönlich oder in Ihrem Microsoft-365-Tenant einsetzen möchten. Sie erhalten eine klare Einschätzung zum passenden Zugang und zur Einrichtung.
